Behörden sind für die Sicherung der öffentlichen Interessen und deren Abwägung verantwortlich. Daher ist ein Projekt von den Behörden auf die Konformität mit der Gesetzgebung zu prüfen, bevor es realisiert werden kann. Sämtliche Unterlagen und Projektpläne müssen bei ihnen eingereicht werden. So wird das Projekt mit dem Bewilligungsverfahren erstmals öffentlich.

Änderungen der Richt- und Nutzungsplanung werden von der Stadt Winterthur und dem Kanton Zürich öffentlich publiziert. Sämtliche Pläne und Dokumente werden vom Vorstand des Forums eingesehen und gründlich überprüft. Bei Fragen, Anliegen und Unstimmigkeiten werden diese der Behörde als Einwendungen, Medienmitteilungen oder Stellungnahmen eingereicht. Darüber hinaus beteiligt sich der Vorstand an diversen Mitwirkungsverfahren, die zugleich den öffentlichen Raum, die Verkehrsplanung oder die Gestaltung von Arealen und Stadtgebieten betreffen.